روشی نوین که به مدیرن امکان مدیریت دقیق سازمان را می‌دهد

مدیرانی که دارای کسب و کار هستند اغلب با این مشکل که هر پرسنل چه زمانی وارد سازمان و یا چه زمانی از سازمان خارج می‌شود روبه رو هستند. و همواره به دنبال راهکاری مدیریتی برای این چالش هستند و در حال حاضر روش های سنتی مثل ثبت دستی و اثر انگشت یا کارت احتمال تقلب و خطا بسیار افزایش پیدا می‌کند اما فناوری که می‌تواند به مدیران کسب و کار کمک کند تا راندمان کاری خود را افزایش دهند بدون شک دستگاه حضور و غیاب است.

زیرا درهنگام استفاده از دستگاه حضور و غیاب تقلب و خطار به حداقل که به راحتی می‌تواند به طور دقیق حقوق و جمع ساعات حضور افراد را در سازمان محاسبه کند. در این مقاله به بررسی مزایا و معایب دستگاه حضور و غیاب برای کسب و کارها می‌پردازیم.

۷ مزایای حیاتی دستگاه حضور و غیاب برای مدیران

دستگاه حضور و غیاب همانطور که قبل تر اشاره کردیم احتمال تقلب را به حداقل می‌رساند زیرا ابتدا چهره افراد ثبت و بعد از ورود و خروج شناسایی می‌شود که باعث افزایش بهره وری و کاهش هزینه برای سازمان ها است اما مزایای دیگری هم دارد از جمله:

1. صرفه جویی در هزینه ها:
   برخی از سازمان ها از کارت برای ثبت ورود و خروج پرسنل خود استفاده می‌کنند که اگر افراد کارت را گم و یا خراب شود هزینه اضافی برای سازمان به ارمغان می‌آورد اما با فناوری تشخیص چهره، افراد احتیاج به هیچ چیز دیگری ندارد و با ورد یک پرسنل یا خروج آن به راحتی اطلاعات آن از سیستم مدیریت حذف و یا افزوده می‌شود.
2. جلوگیری از تقلب :
   افراد نمی‌‍توانند با وجود این دستگاه به فکر تقلب باشند زیرا امکان پذیر نیست و به محض ورود و خروج چهره فرد شناسایی و تمام اطلاعات فرد ثبت خواهد شد.
3. افزایش رضایت کارکنان :
   هنگامی که حضور افراد به درستی ثبت شود و خطاهای حقوق و یا دستمزد افراد به حداقل برسد رضایت کارکنان افزایش پیدا می‌کند. دستگاه حضور و غیاب به طور خودکار از چنین خطاهایی جلوگیری می‌کند حتی این امکان را به شما و کارکنان می‌دهد که ساعات کاری خود را پیگیری کنند.
4. امنیت بالاتر نسبت به روش های سنتی:
   سیستم های حضور و غیاب به طور خودکار به امنیت محل کار کمک می‌کند. به این گونه که از برخی سرقت ها مانند زمان و هویت افراد جلوگیری می‌کند و از قابلیت رمزگذاری برای ذخیره سازی داده های کارکنان برخوردار است.
5. گزارش گیری منظم:
   با این فناوری مدیران می‌توانند در لحظه گزارش کلی از ساعات حضور کارکنان، ساعات تاخیر ها، اضافه کاری و… داشته باشند. این دسته از گزارش ها برای تصمیم گیری مدیریتی مدیران بسیار ارزشمند خواهد بود.
6. درگیری بین کارفرما و پرسنل به حداقل می‌رسد
   هنگامی که تمام اطلاعات به صورت دقیق ثبت شود هم برای کارفرما و هم برای پرسنل همه چیز شفاف و قابل استناد است در نتیجه درگیری به حداقل می‌رسد.
7. مدیریت بهتر شیفت ها توسط سرپرست هر بخش:
   با وجود دستگاه حضور و غیاب می‌توان ساعات شیفت ها و افراد هر شیفت را به راحتی برنامه ریزی کرد تا برای هر شیفت افراد کم و یا زیاد نباشند و این مورد حتی به افزایش بهره وری و دقت در تقسیم بندی هم کمک می‌کند.

۷ معایب حضور و غیاب برای سازمان ها

با وجود تمام مزایایی که این دستگاه به همراه دارد اما معایبی هم دارد که آگاهی از آنها باعث انتخاب بهتر دستگاه و افزایش کارایی دستگاه برای سازمان می‌شود و می‌توانید به راحتی دستگاهی که مناسب با کسب و کارتان است را انتخاب و از آن استفاده کنید. در این بخش برخی از معایب حیاتی دستگاه ها را باهم بررسی می‌کنیم.

1. هزینه اولیه بالا:
   برای برخی از سازمان ها امکان دارد هزینه اولیه برای تهیه این دستگاه و نرم افزار آن تا حدودی هزینه بر باشد. حتی برای نصب و راه اندازی آن پس برای خرید دستگاه باید خیلی دقت کنید که ارزش این هزینه را داشته باشد.
2. نیاز به پشتیبانی متداوم:
   این دستگاه ها ممکن است دچار خرابی و یا مشکلات نرم افزاری شوند که در این زمان شما احتیاج به پشتیبانی دارید که برای آن هم باید هزینه ای پرداخت شود.
3. وابستگی به برق و شبکه:
   تقریبا تمامی دستگاه ها و نرم افزار ها نیاز به برق و شبکه دارد برای انجام وظایف هایشان و به محض قعطی برق سیستم دچار اخلال می‌شود.
4. پیچیدگی در آموزش و استفاده :
   برخی از سیستم ها به گونه ای طراحی شدند که کار با آنها مشکل است و تنظیمات آنها تخصصی است. در نتیجه اگر کارکنان نتوانند به راحتی با دستگاه کار کنند دچار مشکل خواهد شد.
5. احتمال بروز خطا:
   هیچ دستگاهی بی عیب نیست و نمی‌توان گفت ۱۰۰% کار را بی نقص انجام می‌دهد ولی در مقایسه با دیگر روش ها احتمال خطای آن نزدیک به صفر است.
6. احساس بی اعتمادی در بین کارکنان:
   برخی از کارکنان احساس می‌کنند که با وجود این دستگاه در همه حال نظارت می‌شوند و از طرف کارفرما بی اعتمادی صورت گرفته است و ممکن است باعث تاثیر منفی در روحیه کارکنان شود.
7. محدودیت برخی دستگاه ها:
   برخی از دستگاه ها شرایط خاصی دارند و در نور کم و یا رطوبت نمیتوانند به درستی کار کنند.

راه حل برای به حداقل رساندن معایب

برای به حداقل رساندن معایب دستگاه باید بتوانید مناسب ترین انتخاب را برای سازمان خود داشته باشید که اگر هزینه ای کردید ارزشش را داشته باشد. باید از شرکت معتبر خریداری شود بتوانند در ساده ترین حالت ممکن آموزش دهند که همه بتوانند با دستگاه کار کنند از پشتیبانی برخوردار باشد بتوان از رمز نگاری برای امنیت بیشتر استفاده کرد و در نهایت مهم ترین مورد احترام به حرم خصوصی افراد است.